Source: VandM https://foto-post.blogspot.com/2012/01/stanley-kubrick.html
Le problème du classement
Source, Médiathèque de l’architecture et du patrimoine, Donation André Kertész, Négatif n° 72l008152b. https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/memoire/AP72L008152B.
Au fil de la recherche bibliographique s’accumulent les références, voir les articles téléchargés ou ouvrages numériques. Nous sommes habitués à les classer dans des dossiers et des sous-dossier dans notre système d’exploitation.
Mais avec l’accumulation des dossiers, le problème de ce système de classement est que l’on ne parvient plus à retrouver où ont a mis tel ou tel document, qui pourrait bien être classé dans différents dossiers, en fonction de l’usage que l’on en fait.
Il y a également le problème du nom du fichier, que l’on peine à systématiser manuellement, sauf à être très pointilleux sur la question.
C’est un problème classique qui a conduit à créer pour les bibliothèques, les services d’archives ou même les services techniques qui gèrent un grand nombre de bâtiments des bases de données qui permettent de consulter le document en faisant une recherche (une « requête ») selon un certain nombre de critères. C’est aussi une approche courante aujourd’hui sur les portails de collections de documents en ligne (voir « gérer ses documents, retrouver » ).
Les apports des bases de données
Mais comment faire sur son propre ordinateur ? Une approche possible est de regrouper les fichiers que nous archivons sur des disques durs par type de média dont nous différencions les usages. Chaque type de support est alors géré dans une base de données avec un logiciel libre dédié :
- musique et podcasts ;
- livres numériques (type .epub ou autres formats pour une liseuse) ;
- vidéos et films ;
- photographies personnelles ;
- bibliothèque d’ouvrages numérisés et d’articles (type pdf), voire de pages internet (si l’on utilise plusieurs explorateurs, et donc plusieurs fichiers de bookmarks).
La démarche pour tous les gérer ses documents dans tous les logiciels basés sur des bases de données est toujours la même :
- collecter des fichiers
- organiser des fichiers : classer et décrire grâce à des métadonnées (auteur, titre, date, etc).
- dans certains cas, lire ces métadonnées par d’autres applications. Exemples :
- sur un player, le titre d’une musique, son auteur, l’album, sa date de publication apparaitront pour retrouver le fichier .mp3
- sur une liseuse, le titre d’un livre numérique, son auteur, son éditeur et sa date de parution apparaitront pour le retrouver.
Zotero : une application pour gérer ses documents de recherche (et d’autres)
Concernant ce dernier type de documents (bibliothèque d’ouvrages numérisés et d’articles, voire de pages internet), un moyen simple de les gérer est le logiciel Zotero. Il est fortement recommandé pour un travail de recherche, mais peut également servir pour gérer d’autres documents.
Il permet de conserver et classer ses références bibliographiques mais il est aussi possible de l’utiliser pour un renommer ses fichiers de façon systématique puis les classer dans un répertoire dédié.
Il y a alors deux façons différentes de retrouver ses documents : à la main, en fonction de leur nom, et avec Zotero, en faisant une recherche dans la base de données. Cette approche permet de ne pas laisser proliférer des documents un peu partout sur ses disques durs.
A noter : Zotero n’enregistre pas les métadonnées dans le document lui-même, contrairement aux logiciels dédiés aux .mp3 ou aux livres numériques. Il est donc nécessaire de passer par l’interface du logiciel pour retrouver un document.
Au delà de la manipulation du logiciel, les enjeux documentaires se situent au niveau du classement des références et de l’affectation de mots clefs pertinents. Là encore, l’idée est de pouvoir retrouver rapidement un document et de prendre de bonnes habitudes documentaires.
Un exemple de classement de bibliothèque, des liens utiles et quelques références sont fournis sur le groupe Zotero « recherche_Architecture » (consultable en ligne) :
