Gérer ses documents

Walter Gropius, Karteikarte aus Gropius privater Diasammlung, Bildtitel: « entwicklungsstufen des ‘neuen bauens’ (Tafel mit Architekturfotos von 1912-1917: Arbeiten von Mies, Gropius, Le Corbusier, Oud), 1920er Jahre. © VG Bild-Kunst Bonn für Walter Gropius; für Dr. F. Stoedtner: abgelaufen Bauhaus-Archiv / Museum für Gestaltung. Bauhaus-Archiv nv. Nr. 2000/12.649. http://open-archive.bauhaus.de/eMuseumPlus?service=ExternalInterface&module=collection&objectId=76784&viewType=detailView

Le nombre de documents utilisés pour la recherche peut devenir assez conséquent avec le temps, d’où l’intérêt de s’organiser dès le début pour les gérer.

Il est préférable de les classer et de les décrire au fur et mesure de la recherche pour éviter de se retrouver dépassé par la somme des documents accumulés dans le temps.

La méthode utilisée chez les professionnels des sciences de l’information (bibliothécaires, archivistes, mais aussi certains informaticiens) est globalement assez simple. Elle suit plusieurs phases de traitement du document  :

  • Collecter
  • Classer
  • Décrire
  • Retrouver
  • Utiliser
  • Citer

Collecter

Cette phase correspond à la recherche de bibliographie ou de sources diverses.

Gérard Roucaute et Marc Heller, Photographie de ferme par l'Inventaire général, Région Provence-Alpes-Côte d'Azur, 2009
Gérard Roucaute et Marc Heller, Photographie de ferme par l’Inventaire général, 2009. Source : Inventaire général, Région Provence-Alpes-Côte d’Azur.https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/memoire/IVR93_19770500055X

Classer et référencer

Il est préférable d’adopter un système de classement adapté à sa recherche. Cependant, quelques grandes lignes peuvent être identifiées. Il convient de différencier :

  • les sources ;
  • la bibliographie ;
  • les documents de travail du chercheur, regroupés par phases du travail (analyse, rédaction).

Décrire

Les bibliothèques comme les services d’archives décrivent leurs documents pour pouvoir les gérer.

En termes informatiques, on dit qu’ils écrivent des métadonnées, c’est à dire « des informations sur les informations »: titre, auteur, numéro d’inventaire ou cote, description en texte libre, indexation (c’est à dire description systématique au moyen de mots-clefs en liste finie). Selon les cas, des informations supplémentaires sont remplies (format, support, etc.).

Description d’une photographie de ferme dans la base Mérimée de l’Inventaire général. Source : https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/memoire/IVR93_19770500055x

Systématiser le classement, le référencement et la description

En plus du caractère relativement répétitif de ce travail, le principal problème est l’adoption d’un système descriptif adapté à la recherche. Il est étroitement lié au corpus que l’on se propose d’étudier et à la méthode d’analyse que l’on choisit. Or, le problème est bien souvent que ceux-ci ne sont pas définis au début d’une recherche.

Un système descriptif découpe un corpus en différents champs qui permettent de le décrire. Chaque champ doit être rempli avec certains types d’informations. Certains sont en texte libre, lorsque la description se fait au moyen d’un paragraphe, d’autres doivent être remplis au moyens de listes de termes fermées (des index).

C’est par exemple de le cas du « Système descriptif de l’architecture« , mis au point par l’Inventaire général du patrimoine de France, qui permet de renseigner la base de donnée Mérimée, accessible sur Pop Culture.

Christine Breton, Françoise Gattefossé , Florence Marciano, Notice de l’Inventaire général sur la base Mérimée, 2007. Source : Inventaire général, Région Provence-Alpes-Côte d’Azur, n° IA05000860. https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/merimee/IA05000860

D’autres exemples d’application du « Système descriptif de l’architecture » ici.

Retrouver

La systématisation du classement et de la description des documents est ce qui permet ensuite de les retrouver facilement.

Plusieurs modes de recherche sont en général disponibles :

  • recherche en texte libre (comme sur un moteur de recherche), mais cela ne fonctionne pas toujours bien ;
  • recherche par filtres : on part d’une grande sélection que l’on affine ensuite ;
  • recherche avancée : on indique les critères de recherche les uns après les autres dans un formulaire.
Recherche par filtres de la fiche d’inventaire concernant un « écart » à « Névache » sur la base Mérimée. Source : https://www.pop.culture.gouv.fr/gallery/5fc79b23f99aa00e19530fee

Dans une recherche avancée, il est nécessaire d’utiliser les termes de l’index (« mots-clefs) liés à chaque champ. Exemple : « dénomination de l’édifice » = « écart »

Recherche avancée de la fiche d’inventaire concernant un « écart » à « Névache » sur la base Mérimée. Source : https://www.pop.culture.gouv.fr/gallery/5fc79c54f4f9c50e27b990f2

Utiliser

Il est ensuite possible de les utiliser dans différents contextes : modification du document pour sa pratique, utilisation dans un contexte spécifique (site web, exposition, projet, annexes d’un mémoire, etc.)

Exemple d’utilisation d’une image de la base Mérimée sur cette page.

Citer

Certaines informations de description du document peuvent permettre de les citer dans un format adapté aux conventions du contexte d’utilisation.

Exemple de légende sur cette page.