© VG Bild-Kunst Bonn für Walter Gropius; für Dr. F. Stoedtner: abgelaufen Bauhaus-Archiv / Museum für Gestaltung. Bauhaus-Archiv nv. Nr. 2000/12.649. http://open-archive.bauhaus.de/eMuseumPlus?service=ExternalInterface&module=collection&objectId=76784&viewType=detailView
Le nombre de documents utilisés pour la recherche peut devenir assez conséquent avec le temps, d’où l’intérêt de s’organiser dès le début pour les gérer.
Il est préférable de les classer et de les décrire au fur et mesure de la recherche pour éviter de se retrouver dépassé par la somme des documents accumulés dans le temps.
La méthode utilisée chez les professionnels des sciences de l’information (bibliothécaires, archivistes, mais aussi certains informaticiens) est globalement assez simple. Elle suit plusieurs phases de traitement du document :
- Collecter
- Classer
- Décrire
- Retrouver
- Utiliser
- Citer
Collecter
Source : Inventaire général, Région Provence-Alpes-Côte d’Azur.https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/memoire/IVR93_19770500055X
Cette phase correspond à la recherche de bibliographie ou de sources diverses.
Classer et référencer
Il est préférable d’adopter un système de classement adapté à sa recherche. Cependant, quelques grandes lignes peuvent être identifiées. Il convient de différencier :
- les sources ;
- la bibliographie ;
- les documents de travail du chercheur, regroupés par phases du travail (analyse, rédaction).
Décrire
Source : https://www.pop.culture.gouv.fr/notice/memoire/IVR93_19770500055x
Les bibliothèques comme les services d’archives décrivent leurs documents pour pouvoir les gérer.
En termes informatiques, on dit qu’ils écrivent des métadonnées, c’est à dire « des informations sur les informations »: titre, auteur, numéro d’inventaire ou cote, description en texte libre, indexation (c’est à dire description systématique au moyen de mots-clefs en liste finie). Selon les cas, des informations supplémentaires sont remplies (format, support, etc.).
Systématiser le classement, le référencement et la description
En plus du caractère relativement répétitif de ce travail, le principal problème est l’adoption d’un système descriptif adapté à la recherche. Il est étroitement lié au corpus que l’on se propose d’étudier et à la méthode d’analyse que l’on choisit. Or, le problème est bien souvent que ceux-ci ne sont pas définis au début d’une recherche.
Un système descriptif découpe un corpus en différents champs qui permettent de le décrire. Chaque champ doit être rempli avec certains types d’informations. Certains sont en texte libre, lorsque la description se fait au moyen d’un paragraphe, d’autres doivent être remplis au moyens de listes de termes fermées (des index).
C’est par exemple de le cas du « Système descriptif de l’architecture« , mis au point par l’Inventaire général du patrimoine de France, qui permet de renseigner la base de donnée Mérimée, accessible sur Pop Culture.
D’autres exemples d’application du « Système descriptif de l’architecture » ici.
Retrouver
Source : https://www.pop.culture.gouv.fr/gallery/5fc79b23f99aa00e19530fee
La systématisation du classement et de la description des documents est ce qui permet ensuite de les retrouver facilement.
Plusieurs modes de recherche sont en général disponibles :
- recherche en texte libre (comme sur un moteur de recherche), mais cela ne fonctionne pas toujours bien ;
- recherche par filtres : on part d’une grande sélection que l’on affine ensuite ;
- recherche avancée : on indique les critères de recherche les uns après les autres dans un formulaire.
Dans une recherche avancée, il est nécessaire d’utiliser les termes de l’index (« mots-clefs) liés à chaque champ. Exemple : « dénomination de l’édifice » = « écart »
Utiliser
Il est ensuite possible de les utiliser dans différents contextes : modification du document pour sa pratique, utilisation dans un contexte spécifique (site web, exposition, projet, annexes d’un mémoire, etc.)
Citer
Certaines informations de description du document peuvent permettre de les citer dans un format adapté aux conventions du contexte d’utilisation.